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Die Mitglieder müssen eine Bescheinigung vorlegen, die sie auf dem Jahresabrechnungsformular tun können. Eine Kopie des Formulars finden Sie in unserer Jahresabrechnung – Seite „Eingetragene Verbände“. Nach den meisten Verfassungen ist eine Hauptversammlung eine Generalversammlung, obwohl die Definitionen dies manchmal ein wenig unklar machen können. Alle Versammlungen der Organisation sind Hauptversammlungen, es sei denn, sie sind außerordentliche oder besondere Hauptversammlungen und haben ihre eigenen besonderen Anforderungen. Die Art und Weise, wie die Sitzung einberufen wird, und das verfahren sind in der Regel die gleichen wie bei einer Hauptversammlung, obwohl das zu erfüllende Geschäft anders sein wird. Die meisten Fragen, die ein Verein auf einer Hauptversammlung entscheiden kann, werden durch ordentlichen Beschluss entschieden. Ein ordentlicher Beschluss wird mit einfacher Mehrheit der in der Sitzung abgegebenen gültigen Stimmen gefasst. Im Protokoll sollten auch die laufenden Sitzungsprotokolle erfasst werden. Dazu gehören Details zu: Wir haben einen Smart Business Guide für eingetragene Verbände veröffentlicht. Die Tagesordnung für eine Hauptversammlung kann manchmal sehr schnell sein, vor allem, wenn es keine oder nur wenige Wahlen gibt. Es lohnt sich oft, einen Referenten kommen zu lassen und über ein Thema von Interesse zu sprechen, sei es jemand, der Ihren Sport oder Verein erfolgreich vertreten hat, jemand, der über Governance sprechen kann (immer ein Publikumsliebling!) oder vielleicht einige Gedanken über Marketing und strategische Planung auf hohem Niveau, zum Wohle aller, ob in einem Vereinsausschuss oder Sportverbandsvorstand.

Wenn die Regeln Ihres Verbandes die Abstimmung durch Stimmrechtsvertreter über ein Standardformular vorsehen, müssen die Mitglieder eine Kopie dieses Formulars mit der Bekanntmachung erhalten. Wenn ein Mitglied nicht an einer Besprechung teilnehmen kann und trotzdem abstimmen möchte, kann es dies tun. Sie müssen in Ihren Zuordnungsregeln darlegen, wie sie dies tun können. Sie können folgendes umfassen: Wenn ein Mitglied eine schriftliche Anfrage für eine Kopie der Regeln oder Protokolle stellt, muss der Verein ihnen innerhalb von 14 Tagen eine Kopie geben. Die Sitzungsprotokolle sind in schriftlicher oder elektronischer Form aufzuführen. Wenn Aufzeichnungen und Protokolle in elektronischer Form aufbewahrt werden, müssen sie in Papierform umgewandelt werden können. Ist eine Person berechtigt, die Aufzeichnungen einzusehen, so ist innerhalb einer angemessenen Frist eine gedruckte Kopie des Datensatzes zur Verfügung zu stellen. Rechtlich kann ein Verein bestimmte Entscheidungen nur durch einen Sonderbeschluss treffen. Dazu gehören Beschlüsse zu: Der endgültige Entwurf, idealerweise in markierter Form, sollte mit den Hauptversammlungspapieren (gemäß den in der Verfassung festgelegten Fristen) zusammen mit einer Begründung versehen werden, die jeden Änderungsantrag nach dem anderen durchläuft und den Grund für die vorgeschlagene Änderung gibt. Dies wird denjenigen, die daran interessiert sind, Zeit geben, Fragen vor der Hauptversammlung selbst zu stellen, was zu einer reibungslosen Annahme der neuen und verbesserten Verfassung bei der Sitzung führt. Ein Mitglied, das ein Unternehmen vor eine Hauptversammlung (einschließlich einer Hauptversammlung) bringen möchte, sollte den Verein nach dem in der Vereinsverfassung festgelegten Verfahren benachrichtigen.

Die Verfahren der Kündigung zur Teilnahme an einer Hauptversammlung sind in der Satzung anzugeben. Der Zweck Ihres eingetragenen Vereins und die Art und die Höhe der Geschäftstätigkeit bestimmen, wie oft Sie Sitzungen abhalten und wer teilnehmen soll. Ihr Verband kann auch ein Mitglied das Protokoll der Ausschusssitzungen einsehen lassen, aber nur, wenn seine Regeln dies zulassen. Ein Mitglied hat kein allgemeines Recht, Protokolle der Ausschusssitzungen zu prüfen. Wenn die Satzung des Vereins dies zulässt, können Sitzungen an 2 oder mehr Orten mit einer Beliebigentechnologie stattfinden, die jedem Mitglied des Vereins eine angemessene Teilnahmemöglichkeit bietet. Ihr eingetragener Verein muss mindestens einmal jährlich zusammentreten, und der Verwaltungsausschuss muss mindestens einmal alle 4 Monate zusammentreten.

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